Как комбинировать разные виды транспорта в командировке?

Деловая поездка по определению совмещена с переездами. Это может быть поездка по работе в соседний город на автобусе. Посещение производства в ближайшей области. Командировка, в которую вы отправитесь на поезде. Деловая поездка в другую страну, здесь уже потребуется самолет. Также в командировках возможны перемещения на водном транспорте. И это только способы добраться до места работы.

Уже на месте могут быть поездки на такси и общественном транспорте от отеля до места работы. Поездки из аэропорта или ж/д вокзала. Каршеринг или аренда машины по месту работы. А также траты на бензин и платную парковку.

Кроме того, отправиться в командировку можно и на личном автомобиле, здесь также имеются правила и ограничения.

Сегодня разберем как совмещаться разные виды транспорта в одной командировке.

Самолет, поезд

Чаще всего в деловую поездку сотрудники отправляются на самолете. Как приобрести авиабилеты для командировки мы писали ранее. Отметим, что онлайн сервис JetWings позволяет приобрести авиабилеты для сотрудников всего за пару кликов и оплатить все с расчетного счета компании. Кроме основных параметров, которые можно настроить в тревел-политике индивидуально для каждого сотрудника, например, класс обслуживания, доступные авиакомпании, предел по стоимости билета и т.п., в JetWings можно включить дополнительные услуги – выбрать место, заказать дополнительный багаж, взять с собой в самолет кошку или выбрать альтернативное бортовое питание.

За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Услуга будет включена в итоговую стоимость авиаперелета, эти данные нужны для авансового отчета.

Если место работы удалено от крупных аэропортов и необходимо дополнительно добираться железнодорожным транспортом или автобусами, то приобрести билеты также можно в JetWings, траты будут зафиксированы в расходах сотрудника на командировку.

В соответствии с п. 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности при поездке ж/д транспортом включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные.

Поездки из аэропорта, вокзала

Чтобы добраться до отеля, можно забронировать трансфер. Многие предпочитают так ехать и их можно понять. Компания может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение.

Если обратиться к Положению о служебных командировках, то в п. 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населённого пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Также сюда можно отнести метро и аэроэкспресс. Такие траты ложатся на плечи компании.

При организации командировок трансферы и аэроэкспресс можно забронировать в JetWings. Это позволит избежать лишних трат на месте, сэкономит время и будет отражено в отчете о поездке.

Поездки по городу

Мы долетели до места назначения и добрались до отеля, как перемещаться по городу дальше?

От гостиницы сотруднику нужно добираться до места проведения работ. Для этого можно использовать общественный транспорт, такси, арендовать автомобиль или воспользоваться каршерингом.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки по городу во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России.

Некоторые организации предпочитают, чтобы сотрудники (если, конечно, это не топ-менеджеры) ездил до места работы на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населённом пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может разрешить сотрудникам с определённым статусом использовать такси, заранее прописав это локальном нормативном акте — регламенте о командировках.

Кроме такси и общественного транспорта, в командировках сотрудники могут брать автомобили в аренду или пользоваться каршерингом. Последний особенно удобен, когда нужно добраться до определенного места, но машина на все время командировки не нужна. Такие траты также должны быть регламентированы.

Поездки на автомобиле

Отправиться в командировку можно на служебном или собственном автомобиле. Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах. Стоимость платной парковки можно учесть, как расходы на содержание служебного транспорта — если ссылаться на подпункт 11 первого пункта ст. 264 Налогового кодекса РФ. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговой, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении №92 от 08.02.2002 года.

Командировка сотрудника на личном автомобиле

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке. К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

• название, дату, номер
• название компании и ФИО сотрудника
• номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
• характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
• порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
• сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
• дату вступления соглашения в силу
• название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Для расчета приблизительных затрат на топливо: примерный расход можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Либо взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

• авансовый отчет
• служебную записку
• путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
• чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах указана в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 N 368):

• название и номер,
• срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
• собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
• сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
• данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно подготовить заранее и собирать во время командировки большое количество документов.

Если деловая поездка запланирована в крупный город – удобнее воспользоваться авиаперелетом, или добраться поездом. До места проживания заказывать трансфер или пользоваться аэроэкспрессом. Все эти услуги можно забронировать заранее в JetWings. Это можно сделать за пару кликов, в любом месте и в удобное время. Как еще JetWings позволяет экономить время и деньги в деловых поездках читайте по ссылке.

Протестируйте удобные функции JetWings для организации командировок.