Как оформить командировку в другую страну?

Процесс оформления заграничной командировки практически не отличается от процесса оформления деловой поездки по России, но все же имеет свои особенности, которые нужно знать. Командировки за границу требуют аналогичных документов, но имеют специфику в финансах.

Особенности командировок за границу

Командировка в другое государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления ничем не отличается. Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение (форма № Т-10), которое подтвердит время поездки.

Объем расходов в зарубежных командировках внушительнее, чем в поездках по России. Помимо расходов на проезд, найм жилья, компания дополнительно возмещает сотруднику затраты на (п. 23 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• оформление загранпаспорта, визы;
• оплату обязательных консульских сборов;
• сборы за право въезда/транзита автомобиля, если сотрудник едет в командировку на личном авто;
• оформление обязательной медицинской страховки;
• другие обязательные платежи, например, сборы в гостинице.

Чтобы покрыть эти затраты, сотруднику можно выдать аванс. Потом эти суммы нужно включить в авансовый отчет работника по итогам командировки — для целей учета.

Суточные в командировке за рубеж

До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы. Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, возможных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках. Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц.

Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.

Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях.

Подтвердить длительность командировки помогут:

• отметки о пересечении границы в паспорте сотрудника при поездках в страны с визовым режимом;
• проездные документы (билеты) при поездках в страны СНГ с безвизовым режимом: Азербайджан, Узбекистан и другие;
• приказ о командировке, распечатки электронных билетов, посадочные талоны, гостиничные счета, отметки в миграционной карте при поездках в другие безвизовые страны или командировке сразу по нескольким странам.

Отчетные документы

После командировки у работника есть три дня, чтобы подготовить авансовый отчёт. В нём должна быть информация о всех расходах командированного во время поездки. Важно прикрепить документы, подтверждающие все траты.

Для бухгалтерского и налогового учета подтверждающие документы (договоры найма, оплата трансфера, гостиничные чеки, квитанции об обмене валюты и проч.) на иностранном языке следует построчно перевести на русский.

Оформить командировку заграницу так же просто, как и отправиться в деловую поездку в регион России. Сервис JetWings позволит в пару кликов подобрать нужные билеты, проживание, а также забронировать трансфер. Кроме того, прямо в JetWings можно подать заявку на зарубежную страховку и визу, если она необходима. JetWings позволяет делать все эти задачи в одном окне, это быстро и удобно. Вы можете находить самые удобные и выгодные авиабилеты, отель недалеко от места работы, и оплачивать все это одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.

Если в процессе покупки или брони, а также после получения оплаченных билетов у вас возникнут вопросы, если случится непредвиденная ситуация или изменятся планы, вы всегда можете обратиться в поддержку — технические специалисты готовы помочь вам днем и ночью в любое время.